Cómo reducir costes de IT de manera inteligente

Ante la crisis post COVID-19, la mayoría de los CIO deberán reducir los costes de TI a la vez que ayudan a su empresa a posicionarse para la recuperación y el crecimiento futuro.

En G2, como expertos en ayudar a los CIOs y los CEOs en esta tarea (no en vano nuestra empresa nació en 2008 en plena crisis económica) hay una serie de acciones que recomendamos tomar:

Fase 1. Abordar la reducción de costes considerando medidas en todos los ámbitos y niveles

Aunque casi todos los CIOs tienen la obligación de reducir costes de TI ante la recesión post COVID-19, no siempre lo hacen con una visión global de todos los posibles ahorros y con criterios claros de priorización.

Al desarrollar el marco completo de medidas de reducción de costes y el plan para llevarlas a cabo, es bueno considerar estos pasos:

1. Analizar los costes actuales de TI, tanto del propio departamento de informática como de las TI “paralelas” en manos de las unidades de negocio: servicios, proyectos, infraestructuras, contratos con terceros… y clasificarlos según su volumen y si son fijos o variables con la demanda del negocio.
2. Analizar el potencial de ahorro definiendo un mínimo viable de servicios y capacidades TI, considerando la reducción de las necesidades, la eliminación de “caprichos” y de “derroches”: reporting innecesario, tecnología “fashion” pero que no aporta valor real, etc. Aquí, el uso de Lean es útil para determinar las actividades y servicios de Valor y los de No Valor necesarios e innecesarios.
3. Categorizar las medidas de ahorro según su facilidad de llevar a cabo, el ahorro que aportan, si son reversibles cuando la situación mejore, el impacto sobre la empresa (en su operativa pero también en su imagen y en el clima de los empleados) y definir un plan de ejecución.
4. Modelar la ejecución de las medidas según los diferentes escenarios de negocio que haya definido la dirección: desde la necesidad de sobrevivir a muy corto plazo, crear un colchón de ahorro para el futuro cercano, adaptarse a una larga recesión o reinventar el negocio.
5. Definir, como si fuera un programa, los proyectos de implantación de cada medida de ahorro (recursos necesarios, tiempos, conocimientos, riesgos…) y ejecutar. Estos proyectos deben ser seguidos de cerca y adaptarlos cada poco tiempo según se vaya desarrollando la situación para la empresa.

Fase 2. Atacar los costes variables

La mayoría de los presupuestos de TI tienen una parte variable y flexible que puede adaptarse según los ciclos económicos y las demandas del negocio. En una crisis como la actual podemos incidir sobre estos costes variables de TI, aprovechándolos y ampliándolos respecto a los costes fijos. Estos recortes deben hacerse de acuerdo con la dirección del negocio para que se ajusten a la demanda y no tengan excesivo impacto negativo sobre la capacidad de TI. Y de acuerdo también con los compromisos contractuales (con el personal interno, con los proveedores) y en el momento adecuado.

Es importante re-priorizar y aligerar el portafolio de proyectos, revisar los contratos de mantenimiento de aplicaciones, ralentizar de manera segura la actualización de la infraestructura, rebajar los niveles de servicio cuando sea posible, eliminar sistemas de poco uso o poco valor, etc.

Aquí están mejor posicionados aquellos CIOs que hubieran apostado por contratos de infraestructura o aplicaciones como servicio (IaaS, PaaS, SaaS) que normalmente permiten revisar las líneas base de consumo.

Ahora bien, todas estas medidas deben tomarse con cuidado porque pueden ayudar a la supervivencia de la organización a corto plazo, pero comprometer su viabilidad o su crecimiento en la nueva normalidad. Además, no hay que “pasarse de frenada” porque podemos hacer más profunda la crisis económica de la empresa, afectar a los empleados, perder conocimiento y habilidades críticas o incluso poner en riesgo la continuidad del área TI en el futuro.

Fase 3. Invertir en productividad empresarial y prepararse para la nueva normalidad

En la anterior crisis de finales de la primera década del milenio una parte de los ahorros en TI se destinaron a adaptar el funcionamiento del negocio y mejorar su rendimiento. Se demostró que el CIO puede ayudar de manera directa a aumentar la capacidad de reacción y de crecimiento del negocio. Para ello, tiene que racionalizar los costes y mantener los ahorros en IT a la vez que invierte en iniciativas que reduzcan los costes de las operaciones de negocio y ayuden a generar ingresos: automatización de procesos, nuevos y mejores canales de generación de ingresos, productividad del personal…

En general, es bueno priorizar:

1. Desarrollar aplicaciones y sistemas para bascular el acceso y la gestión de clientes y proveedores a canales online.
2. Transformar la arquitectura para ser más flexibles y reducir los costes fijos (servicios en la nube, soluciones de código abierto, herramientas de gestión más baratas).
3. Automatizar procesos de negocio usando nuevas tecnologías (Process Mining, inteligencia artificial, RPA…)
4. Tecnologías y metodologías que faciliten y mejoren el teletrabajo colaborativo. El trabajo en remoto permanecerá después del desconfinamiento y formará parte de la nueva normalidad, por lo que hay que adoptar tecnologías (infraestructura de comunicaciones, seguridad y herramientas de gestión) e invertir en formación (métodos Lean, Agile, DevOps) que lo hagan posible, productivo, seguro y colaborativo.

Los que leéis este artículo y tenéis cargos de dirección de TI, ¿qué habéis hecho ya y qué tenéis previsto hacer en esta línea? ¿qué dificultades encontráis y qué respuesta de la dirección del negocio habéis tenido?