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Workshops de Mejora de Procesos

Del mismo equipo que ayudó a fundar el itSMF en España, que introdujo las primeras formaciones en Lean aplicado a Servicios en Europa y que es pionero en minería de procesos y análisis BowTie aplicados a la Gestión de Servicios, ahora llegan los workshops de mejora de procesos.

Un problema tradicional

Todos los frameworks de gestión de servicios incorporan una sección de mejora continua. ITIL(r), Cobit(r), ISO 20000, Lean-IT, BPM, pero…


¿Cómo conseguir que nuestros equipos de trabajo se centren en la mejora de verdad y no en los estándares y marcos de trabajo?

Durante nuestra vida profesional hemos visto a cientos de personas asistir a cursos de formación en los que aprendían las bases de la gestión de servicios y de la mejora continua, pero al llegar de nuevo a sus oficinas se quedaban con la pregunta “¿Y ahora qué?”; el día a día volvía a absorber su tiempo y no tenían la oportunidad de aplicar los nuevos conocimientos adquiridos.

Por eso, en un afán de llevar la capacitación de los equipos de trabajo a un nivel superior de eficacia, presentamos este taller práctico de mejora de procesos. Imagine qué ocurriría si se abordan problemáticas reales de su propia empresa como los casos prácticos de la actividad de formación, para un grupo reducido de personas y todos de la misma organización. En lugar  de tratar todo el contenido de una o varias metodologías en un aula, con un tiempo de formación limitado y con un grupo de estudiantes heterogéneo, podemos conseguir crear una task force dentro de su organización especializada en la mejora de procesos, tanto de IT como de negocio.

¿Y si lo aplicamos todo sobre tu propio caso?

Con una solución novedosa

El taller práctico de mejora de procesos se estructura en cuatro fases de dos días de duración cada una:

 

1 Descubrir y Representar el Proceso. En esta fase, el equipo habrá aprendido a descubrir el funcionamiento de un proceso y dispondrá de la información del mismo desde varios puntos de vista: cómo “debería” funcionar el proceso (a partir de la definición original del mismo), como “creemos” que funciona (a partir de las representaciones de Value Stream Mapping) y cómo funciona realmente (a partir de las visitas al lugar de trabajo y del descubrimiento realizado con la minería de procesos).

Agenda:

Día 1, mañana: Sesión teórica sobre métodos y herramientas para el descubrimiento de procesos: Walk the Gemba, Value Stream Mapping, Process Mining Discovery.

Día 1, tarde + Día 2: Aplicación práctica. El equipo descubrirá  y representará el proceso escogido mediante, por ejemplo:

    • Revisión de documentación de diseño
    • Visitas al lugar de trabajo
    • Recogida de logs de ejecución
    • Ejecución de herramientas de descubrimiento automático
    • Representación de flujo de valor

 

2Análisis del Proceso: La siguiente etapa del workshop es analizar las desviaciones, puntos débiles del proceso e identificar las oportunidades de mejora. Al finalizar, el equipo habrá identificado los principales puntos débiles del proceso y se habrán señalizado los puntos clave de mejora que se deben atacar.

Agenda:

Día 2, mañana: Sesión teórica sobre técnicas de análisis de procesos: uso de la herramienta DISCO, 7 tipos de derroche según LEAN, conceptos básicos de colas, tiempos de ejecución, flujos, etc.

Día 2, tarde + Día 3: Aplicación práctica. El equipo llevará a cabo el análisis del proceso identificando, entre otros:

    • cuellos de botella
    • tiempos
    • tamaño de colas de espera
    • variantes
    • clustering
    • histograma de actividad

3Diseño del Plan de Mejora. Al finalizar esta fase, el equipo habrá señalizado los puntos clave de mejora que se deben atacar, identificando las causas que provocan los puntos débiles a mejorar para evitar que se ejecuten medidas sintomáticas que no abordan la causa real de los problemas; esto nos llevará a plantear el conjunto de oportunidades de mejora que se abordarán, con sus soluciones y el plan de acción estructurado en un modelo A3.

Agenda:

Día 4, mañana: Sesión teórica sobre mejora de procesos: oportunidades de mejora, análisis de causa raíz, gestión de problemas, análisis de impacto, planes de mejora, gestión de cambios, A3 thinking, indicadores de progreso de la mejora, Business Case, etc.

Día 4, tarde + Día 5: Aplicación práctica. El equipo construirá el plan de mejora del proceso mediante:

    • Búsqueda e identificación de oportunidades de mejora
    • Búsqueda e identificación de causas raíz
    • Planteamiento de soluciones
    • Priorización y planificación del conjunto de soluciones
    • Diseño del A3
    • Business Case

4Supervisión de la ejecución del plan de mejora.  Al final de la fase 3 el equipo de trabajo del cliente está capacitado para ejecutar el plan de mejora definido. Para evitar que éste no se lleve a cabo con eficacia y para ayudar al equipo de trabajo durante el proceso de mejora, el equipo de G2 llevará a cabo 3 visitas de seguimiento durante las que se realizarán las siguientes actividades:

  • Evaluación de las métricas de progreso
  • Revisión conjunta de las problemáticas encontradas en la aplicación de las mejoras
  • Apoyo al equipo de mejora

Una iniciativa autofinanciada
El resultado final del workshop es un plan de acción detallado para la mejora del proceso analizado,  el plan de seguimiento a estas acciones de mejora, el caso de negocio para la iniciativa y sobre todo un equipo formado en las principales técnicas de mejora de procesos que podrán llevarlas a la práctica en el futuro para resolver otras problemáticas de la organización.

Los beneficios de este taller para su empresa son:

  1. Su equipo habrá avanzado en cómo sistematizar la actividad de mejora continua, trabajando sobre un caso real y propio de tu empresa.
  2. El plan de acción generado será 100% implementable, definido y llevado a cabo por los propios involucrados.
  3. Los beneficios obtenidos, en forma de ahorros económicos y mayor eficiencia, cubrirán con creces la inversión realizada en el taller.

 

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Nos encantaría contrastar opiniones, estudiar necesidades y colaborar contigo para ayudar a tus equipos a mejorar

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